Aruandlus
Aruandlus ‹projektijuhtimise terminibaas›
Projektijuhi poolt läbiviidav tegevus projekti edenemise erinevate seisundite dokumenteerimiseks, üldistamiseks ja asjaomastele huvipooltele edastamiseks. Projekti aruanded annavad tavaliselt informatsiooni ulatuse, ajakava, kulude ja kvaliteedi kohta, kuid sageli sisaldavad informatsiooni ka riskide, probleemide, projekti muudatuste ja lepingute haldamise küsimuste kohta
Aruandlus võib olla ka nimetatud aruandena, tagasisidena, eneseanalüüsiga ja kokkuvõttena. Aruandluses pead võtma kokku selle, mida tegid terve projekti jooksul. Tavaliselt on igal toetajal oma vorm, millega peab aruandlust pidama. Selles peatükis räägime tüüpküsimustest ja sõnastamisest.
VORM
Aruandlust on vaja selleks, et rahastaja saaks ülevaate, mis õnnestus projekti käigus ja mis ei õnnestunud; mida Sa õppisid; palju oli kasusaajaid; kas kõik eesmärgid said saavutatud jne.
Tavaliselt esinevad järgnevad peatükid aruandes:
- Projekti kokkuvõte – mis projektiga oli tegemist? Mida te ellu viisite? Kas kõik eesmärgid said saavutatud?;
- Muudatused (kui oli) – kui tegite projektis muudatusi (nt koht muutus, eesmärgid muutusid, tegevuskava muutus jne), siis saate need välja tuua;
- Projekti tulemused ja pikaajaline mõju – võta ette algne projekt, ning vaata, mida kirjutasid sinna projekti tulemiks ja kuidas tekib pikaajaline mõju – koosta tagasivaade. Kui lisandus veel tulemusi, siis too need kindlasti välja;
- Mida saavutasid projektiga? – kas peaeesmärk sai saavutatud? Kui hästi see sai? Kas kõik läks täpselt nii, nagu planeerisid (või veel paremini)?;
- Noorte kaasamine – siin too välja üleüldine kasusaajate arv (meeskonna liikmed + osalejate arv). Võid tuua välja nii unikaalsete noorte arvu (s.t pole arvestatud korduvaid osalejaid) ning ka üleüldise kasusaajate arvu. Pea meeles, et alati ei peagi olema suur kasusaajate arv, kõik oleneb Sinu kodukandi aktiivsusest ning palju noori seal elab;
- Projekti meeskonna analüüs – tehke peale projekti lõppu tagasivaade projektile ning analüüsige end (millega jäin rahule, millega mitte, missuguseid uusi kogemusi ja teadmisi sain jne);
- (Täpne) eelarve – tavaliselt esitatud tabelina. Kirjuta sinna kõik projekti kulutused. Seda on hea pidada kohe projekti algul, sest pärast on keerulisem otsida kõik hinnapakkumised/tšekid üles ja hakata kirjutama.
Aruannet koostades, võta ette algne esitatud projekt ning vaata, et oleksid kõik eesmärgid lahti seletanud aruandes.
VABAS FORMAADIS
Vaba formaadi all mõeldakse seda, et pead koostama lühikokkuvõtte tekstina.
Tavaliselt antakse ette küsimused (vt tüüpküsimusi).
PILDID
Tavaliselt nõuavad toetajad tõestusmaterjali projektist, et projekt toimus. Kui korraldasid üritust, saada paar pilti üritusest. Huviringi kohta saada samuti paar pilti jne. Kui parandasid või lõite midagi reaalset, siis tehke pilt enne ja pärast objekti rajamist.
Pildistamiseks sobib täiesti oma nutitelefon. Kui soovite pilte töödelda, siis telefonis sobib hästi rakenduseks Snapseed, arvutil Gimp (mõlemad vabavaralised).
TÄNULIKKUS
Tänulikkus toidab, tänamatus hävitab.
Mõtle projektiprotsessile tagasi – millised olid need erilised hetked, mida said just tänu sellele projektile tunda? See võib olla nt mõni lõbus seik, mingisugune uus kogemus, tunne jms. Ole nende hetkede üle tänulik, sest sellist kordust ei saa enam kunagi tagasi.
Kui arvad, et projekti jooksul ei ole millegi üle tänulik olla, siis mõtle sügavamale – äkki mõni äpardus ajab Sind hetkel naerma? Ole tänulik selle üle, et kui saidki rahastust, siis see ongi ju väga hea. Või näiteks, et kui projekt ise suhteliselt hästi ei õnnestunud, aga tiim oli väga kokkuhoidev ja hea.
